Pełna kontrola magazynu w jednej dłoni

Problem

Zakład przetwarzający surowce dostarczane partiami, z obowiązkiem śledzenia dat ważności i numerów partii od przyjęcia surowca aż po wysyłkę gotowego wyrobu, zgodnie z wymaganiami odbiorców i przepisami dotyczącymi identyfikowalności produktu. Informacje o partiach zapisywano ręcznie na karteczkach przypinanych do palet, łatwych do zgubienia albo pomylenia przy przenoszeniu towaru między halami, szczególnie kiedy jedna partia surowca trafiała jednocześnie na kilka różnych palet.

Przy reklamacji albo wycofaniu partii z rynku, prześledzenie, gdzie trafił dany surowiec i co z niego wyprodukowano, zajmowało godziny przeszukiwania papierowych zapisów i pytania pracowników, którzy pamiętali daną dostawę. W zakładzie z dziesiątkami dostaw tygodniowo taka rekonstrukcja stawała się coraz trudniejsza, im dłużej firma działała na tym samym, papierowym systemie.

Kontrole jakości też cierpiały na braku pewnych danych: audytor odwiedzający zakład regularnie pytał o możliwość prześledzenia konkretnej partii, a odpowiedź „sprawdzimy w papierach i oddzwonimy” nie budowała zaufania do procesu. Zakład ryzykował, że przy kolejnym audycie brak sprawnej identyfikowalności zostanie odnotowany jako niezgodność.

Proponowane rozwiązanie

Wdrożono aplikację MobiSkan Kolektor skupioną wokół modułu gromadzenia danych, czyli swobodnego skanowania bez sztywnego przypisania do jednego typu dokumentu magazynowego, z rozbudowanym formularzem obejmującym numer partii, datę ważności i zdjęcie towaru. Operator skanujący dostawę uzupełnia te dane od razu przy przyjęciu, zamiast zapisywać je na karteczce, którą ktoś później musi przepisać.

Palety z surowcami oznaczono tagami RFID, co pozwoliło odczytywać całą paletę czytnikiem bez skanowania pojedynczych opakowań, znacząco przyspieszając przenoszenie dużych ilości towaru między halami. Przy surowcach sprzedawanych na wagę wykorzystano dodatkowo odczyt kodów wagowych z etykiet, żeby dokładna masa trafiała do systemu bez ręcznego przepisywania.

Pilotaż na jednej linii

Odczyt RFID i rozbudowany formularz gromadzenia danych przetestowano najpierw na jednej linii produkcyjnej, zanim rozwiązanie objęło cały zakład. Dzięki temu problemy z zasięgiem czytnika przy metalowych konstrukcjach wykryto i rozwiązano na małej skali, zamiast odkrywać je jednocześnie na wszystkich liniach naraz.

RFID w praktyce, nie w teorii

Pierwsze testy odczytu RFID w rzeczywistych warunkach hali pokazały problem, którego nie było widać na etapie planowania: metalowe regały i konstrukcje nośne ograniczały zasięg czytnika bardziej niż zakładano na podstawie specyfikacji sprzętu. Rozmieszczenie tagów na paletach trzeba było więc ustalić eksperymentalnie, sprawdzając na miejscu, w którym punkcie palety odczyt działa najpewniej, a nie z góry, zakładając, że zadziała wszędzie tak samo.

Nawyki zespołu

Rozbudowany formularz gromadzenia danych wymagał też solidniejszego przeszkolenia operatorów niż prostsze dokumenty magazynowe, część zespołu na początku pomijała pola nieoznaczone jako obowiązkowe, licząc, że i tak nikt tego nie sprawdzi. Ustalenie jednolitego sposobu numeracji partii między działem przyjęć a produkcją zajęło kilka pierwszych tygodni, obie strony musiały zacząć używać tego samego formatu numeru, zamiast każda swojego.

Efekt końcowy

Historię partii dało się odtworzyć bezpośrednio z systemu, bez szukania karteczek, które mogły się zgubić albo zamoknąć na hali, kilka kliknięć zamiast godzin przeszukiwania papierów i wypytywania pracowników. Przy ewentualnej reklamacji zakład potrafi teraz wskazać dokładnie, do jakich partii gotowego wyrobu trafił dany surowiec, zamiast wycofywać z ostrożności szerszy zakres produkcji niż to konieczne.

Przy kolejnym audycie jakości zakład mógł już pokazać pełną historię partii bezpośrednio z systemu, w czasie rzeczywistym, zamiast obiecywać, że dane zostaną odszukane później. Auditorzy docenili nie tylko samą dostępność danych, ale też szybkość, z jaką dało się je odtworzyć na miejscu.

Odczyt RFID przy dużych paletach wyraźnie przyspieszył przenoszenie towaru między halami, a ręczne przepisywanie dat ważności praktycznie zniknęło z codziennej pracy magazynu. Metalowe regały i konstrukcje potrafią ograniczać zasięg czytnika, więc rozmieszczenie tagów lepiej ustalić eksperymentalnie niż z góry zakładać, że zadziała wszędzie tak samo, jeszcze przed pełnym wdrożeniem, nie dopiero po nim.

Doświadczenie z pilotażu na jednej linii produkcyjnej okazało się na tyle wartościowe, że zakład spisał je jako wewnętrzną procedurę uruchamiania odczytu RFID na kolejnych liniach, obejmującą testowanie zasięgu czytnika w kilku punktach palety, zanim zapadnie ostateczna decyzja o rozmieszczeniu tagów. Kolejne linie produkcyjne uruchamiano już według tej procedury, bez powtarzania błędów z pierwszego podejścia.

Zakład zaczął też traktować gotowość do szybkiego prześledzenia partii jako argument sprzedażowy w rozmowach z nowymi, wymagającymi odbiorcami, dla których identyfikowalność surowca była warunkiem podpisania kontraktu. Wcześniej taka rozmowa kończyłaby się zapewnieniem „poradzimy sobie”, teraz zakład mógł pokazać konkretny, działający proces.

Dział przyjęć, początkowo najbardziej obciążony dodatkowym formularzem gromadzenia danych, zaczął z czasem doceniać, że nie musi już pamiętać, gdzie zapisał numer partii sprzed tygodnia. Wszystko jest w systemie, dostępne od razu, bez przeszukiwania segregatorów czy pytania kolegów z innej zmiany.

Współpraca z działem jakości

Dział jakości, wcześniej korzystający z danych o partiach dopiero na żądanie, zaczął mieć stały dostęp do systemu i samodzielnie sprawdzać historię partii bez angażowania magazynu za każdym razem. To odciążyło operatorów, którzy wcześniej musieli przerywać bieżącą pracę, żeby pomóc w ręcznym odszukaniu papierowych zapisów na prośbę kolegów z innego działu.

Zakład zaczął też wykorzystywać zdjęcia towaru zapisywane w formularzu gromadzenia danych do innego celu niż pierwotnie planowano: dokumentowania stanu opakowania przy przyjęciu, co ułatwiło rozstrzyganie sporów z dostawcami o to, czy uszkodzenie powstało w transporcie do zakładu, czy dopiero później, już na terenie magazynu.

Rozszerzenie na kolejne surowce

Po pierwszych miesiącach stabilnej pracy na głównej linii, zakład rozszerzył moduł gromadzenia danych na surowce, które wcześniej uznawano za mniej krytyczne i pozostawiono poza pierwszym etapem wdrożenia. Decyzję podjęto, gdy stało się jasne, że koszt dodania kolejnej kategorii do już działającego systemu jest niewielki w porównaniu z korzyścią pełnej identyfikowalności całego asortymentu, a nie tylko jego części.

Dział utrzymania ruchu zaczął też traktować dane z odczytów RFID jako dodatkowe źródło informacji o przepływie towaru między halami, wykorzystując je pośrednio do planowania konserwacji wózków widłowych na podstawie realnego natężenia ruchu w poszczególnych strefach, a nie tylko sztywnego harmonogramu przeglądów.

Zakład zaczął też rozważać rozszerzenie identyfikowalności partii na etap dystrybucji do odbiorców, poza samą produkcję, co wcześniej nawet nie było tematem rozmów, skoro sam wewnętrzny proces sprawiał tyle trudności. Gotowa, sprawdzona podstawa techniczna sprawiła, że taki kolejny krok przestał wydawać się nierealny.

Zespół produkcji podkreślał, że najbardziej czasochłonna okazała się nie sama technologia, lecz wypracowanie jednego, wspólnego formatu numeracji partii akceptowanego przez wszystkie zaangażowane działy naraz, od przyjęć po wysyłkę gotowego wyrobu. Sam zakład podkreślał, że gotowość do takiego audytu w każdej chwili, bez wcześniejszego przygotowywania się, dała zespołowi realne poczucie kontroli nad procesem.