Pełna kontrola magazynu w jednej dłoni

Problem

Kilkunastu pracowników magazynu, jeden magazyn centralny o powierzchni kilku tysięcy metrów kwadratowych, papierowe WZ i PZ krążące między halą a biurem przez cały dzień. Każde przyjęcie towaru od dostawcy, każde wydanie do klienta hurtowego, każde przesunięcie między strefami magazynu, wszystko zapisywane odręcznie na formularzu, który następnie wędrował do biura w teczce.

Zanim ktokolwiek zobaczył rozbieżność między stanem papierowym a systemowym, mijały czasem tygodnie, bo wychodziła dopiero przy inwentaryzacji. A inwentaryzacja w hurtowni elektroniki użytkowej, z tysiącami indeksów magazynowych, od drobnych akcesoriów po duży sprzęt AGD, oznaczała kilka dni zamkniętego magazynu i cały zespół liczący towar ręcznie, kartka po kartce.

Przyjęcia i wydania towaru potwierdzano na papierze, który trafiał do biura, a dopiero wieczorem, po zamknięciu magazynu, jedna osoba przepisywała go ręcznie do systemu księgowego. Prosty, sprawdzony sposób, dopóki liczba dokumentów dziennie nie zaczęła rosnąć szybciej niż czas, jaki można było poświęcić na wieczorne przepisywanie. W szczycie sezonu przepisywanie potrafiło zająć dwie, trzy godziny po zamknięciu magazynu, a każda pomyłka w odczycie ręcznego pisma oznaczała rozbieżność, którą ktoś musiał później tropić.

Do tego dochodził problem lokalizacji: magazyn rósł organicznie przez lata, nowe regały dostawiano tam, gdzie było miejsce, a wiedza o tym, gdzie faktycznie leży dany towar, siedziała głównie w głowach najdłużej pracujących magazynierów. Kiedy taka osoba szła na urlop, tempo kompletacji zamówień wyraźnie spadało.

Sezon przedświąteczny bywał najgorszy. Zamówienia hurtowe od sklepów detalicznych spływały falami, a każde spóźnione przepisanie dokumentu do systemu księgowego oznaczało, że raport sprzedaży na następny dzień był niepełny. Dyrektor operacyjny musiał wtedy ręcznie dopytywać biuro, czy na pewno wszystkie wczorajsze wydania trafiły już do systemu, zanim podejmował decyzje zakupowe na kolejny tydzień.

Proponowane rozwiązanie

Wdrożenie objęło jednocześnie aplikację MobiSkan Kolektor na terminalach z czytnikiem kodów kreskowych i panel MobiSkan WMS jako centralny system dokumentów. Zamiast zaczynać od jednego typu dokumentu i stopniowo dokładać kolejne, zdecydowano się skonfigurować od razu pełny zestaw:

• Przyjęcia Zewnętrzne i Wydania Zewnętrzne
• Przesunięcia między strefami magazynu
• Rozchód wewnętrzny i Zwroty
• rezerwację stanu pod zamówienie

Decyzję uzasadniano tym, że w tej konkretnej hurtowni procesy i tak były już ze sobą mocno powiązane, rozdzielanie wdrożenia na etapy oznaczałoby tylko dłuższy okres pracy równoległej na dwóch systemach naraz.

Harmonogram wdrożenia

Cały projekt rozłożono na sześć tygodni: pierwsze dwa poświęcono na inwentaryzację i uzupełnienie bazy towarów, kolejne dwa na konfigurację struktury magazynu i integrację z księgowością, a ostatnie dwa na szkolenie zespołu i pracę równoległą na papierze i w aplikacji. Taki harmonogram pozwolił uniknąć sytuacji, w której magazyn musiałby się zatrzymać choćby na jeden dzień, żeby dogonić wdrożenie.

Struktura magazynu w konfiguratorze

Zanim ruszyło pierwsze skanowanie, magazyn trzeba było odwzorować w konfiguratorze MobiSkan WMS, strefa po strefie, regał po regale. To właśnie na tym etapie ujawniła się wiedza, która wcześniej istniała tylko w głowach pracowników, część lokalizacji trzeba było fizycznie sprawdzić na hali, bo w żadnym dokumencie nie było zapisane, że dany regał od dawna pełni inną funkcję niż pierwotnie.

A co z księgowością

Dane z posiadanego systemu księgowego podłączono przez gotowy konektor integracyjny, bez pisania własnego oprogramowania łączącego. To był warunek brzegowy całego projektu: system księgowy miał zostać, zmienić się miał tylko sposób, w jaki trafiają do niego dane z magazynu. Konektor synchronizuje dokumenty magazynowe automatycznie, więc wieczorne przepisywanie z papieru zniknęło z grafiku pracy biura już w pierwszym tygodniu po starcie.

Największe zgrzyty

Największym wyzwaniem nie była sama aplikacja, tylko uporządkowanie danych startowych. Baza towarów i lokalizacji istniała w kilku miejscach naraz, częściowo w arkuszu kalkulacyjnym, częściowo w pamięci najbardziej doświadczonych pracowników, częściowo wcale nigdzie. Zanim ruszyło pierwsze skanowanie, trzeba było te dane scalić i zweryfikować, co zajęło więcej czasu niż sama konfiguracja aplikacji.

Część starszych pracowników podchodziła do zmiany nieufnie, papierowy dokument dawało się poprawić długopisem, aplikacja wymagała innego nawyku i innej dyscypliny. Przez pierwsze dwa tygodnie dokumenty prowadzono równolegle na papierze i w aplikacji, dopóki zespół nie nabrał pewności, że system rzeczywiście odzwierciedla to, co dzieje się na hali. Dopiero po tym okresie papier odszedł do lamusa.

Efekt końcowy

Zamknięcie dnia magazynowego przestało wymagać osobnej godziny przepisywania papierów, dokumenty trafiają do systemu księgowego automatycznie, w miarę jak powstają na hali. Rozbieżności przy kolejnej inwentaryzacji były wyraźnie mniejsze niż rok wcześniej, a sama inwentaryzacja skróciła się z kilku dni do jednego, bo skanery pokazują od razu, co faktycznie stoi na regale, zamiast czekać na ręczne przeliczenie.

Nowi pracownicy magazynu uczyli się obsługi aplikacji w ciągu jednego dnia, bez osobnego szkolenia z całego systemu, aplikacja prowadzi ich krok po kroku przez każdy typ dokumentu. Zależność od pamięci najdłużej pracujących magazynierów też wyraźnie spadła, lokalizacja towaru jest teraz w systemie, nie tylko w czyjejś głowie.

Pół roku po starcie kierownictwo mogło już porównać pełny kwartał pracy na nowym systemie z analogicznym kwartałem sprzed wdrożenia. Liczba reklamacji związanych z błędną wysyłką spadła zauważalnie, a czas potrzebny na przygotowanie miesięcznego raportu sprzedaży dla zarządu skrócił się z kilku godzin ręcznego zestawiania do kilkunastu minut generowania gotowego zestawienia z systemu.

Dla zespołu magazynu największą zmianą okazało się jednak coś innego niż same liczby: koniec wieczornego przepisywania oznaczał, że biuro zamykało się punktualnie, zamiast zostawać po godzinach ze stertą papierowych dokumentów do przepisania. Największym nakładem pracy przed startem nie była sama aplikacja, tylko przygotowanie bazy towarów i lokalizacji, im dokładniej jest ona uzupełniona przed pierwszym dniem pracy, tym mniej niespodzianek na hali w pierwszych tygodniach po wdrożeniu.

Rok po wdrożeniu hurtownia otworzyła drugą, mniejszą lokalizację magazynową na obrzeżach miasta, przeznaczoną głównie pod sezonowe nadwyżki towaru. Uruchomienie jej w tym samym ekosystemie MobiSkan zajęło ułamek czasu potrzebnego pierwotnie na główny magazyn, bo konfiguracja, integracja z księgowością i nawyki zespołu były już gotowe, trzeba było tylko odwzorować nową strukturę lokalizacji.

Dział IT firmy, wcześniej praktycznie nieobecny w codziennej pracy magazynu, zyskał nową rolę: utrzymanie terminali skanujących, aktualizacje aplikacji i pilnowanie, żeby konektor integracyjny z księgowością działał bez przestojów. To niewielki, ale stały nakład pracy, o którym warto pamiętać, planując podobne wdrożenie, obok samego kosztu licencji i sprzętu.

Kilka miesięcy po wdrożeniu magazyn przeszedł też krótki audyt wewnętrzny, porównujący liczbę błędnie zrealizowanych wysyłek przed i po zmianie. Wynik potwierdził to, co zespół już czuł na co dzień: pomyłki nie zniknęły całkowicie, ale ich liczba spadła na tyle wyraźnie, że dział obsługi klienta przestał zgłaszać je jako powtarzający się problem.